Sujuuko suurienkin rahasummien käsittely? Onko sinulla käytännön kokemusta yhdistyksen tai muun yhteisön kirjanpidosta? Osaatko tehdä ja ylläpitää budjettia? Tai oletko innokas ja valmis oppimaan näistä lisää matkan varrella?

Talousvastaavan tehtävässä edellytetään ennen kaikkea huolellisuutta ja realistista otetta tapahtuman rahankäyttöön. Yli 50 000 euron tapahtumabudjettia ei hallita kuin pikavippejä, mutta ei siihen toisaalta pörssiyhtiön talousjohtajan kokemustakaan tarvita.

Talousvastaavan tärkein tehtävä on pitää muut conin järjestäjät ajan tasalla siitä, miten paljon rahaa on käytettävissä ja paljonko vielä puuttuu tavoitebudjetista. Talousvastaava myös johtaa conin taloustiimiä – tärkeä taito on myös osata delegoida osa tehtävistä muille tiimiläisille, jotta omat yöunet säilyvät. Sinun ei tarvitse siis itse kantaa vastuuta kaiken rahan hankkimisesta, vaan siitä että eri hankintakanavien kautta odotettavissa olevat summat ovat realistisia ja että rahaa ei käytetä enempää kuin mitä sitä on varmasti tiedossa.

Tehtävässäsi sinua avustaa läheisesti Tracon ry:n rahastonhoitaja sekä tapahtuman pääjärjestäjä.

Tehtävän hoitaminen tai jokin sen osa-alue (budjetin laatiminen) soveltuu hyvin esim. korkeakoulun taloushallintokurssin harjoitustyöksi, jolloin hyödyt siitä itsekin opintopisteiden muodossa.

On sunnuntai 9. syyskuuta 2012 kello 18:00. Tracon 7 on saatu onnistuneesti päätökseen, ja osallistujat kaikkoavat kukin taholleen. Kohta tapahtuma on heille enää nopeasti haihtuva muisto. Kivaa oli, vuoden päästä uudestaan.

Vai jäikö käteen jotain konkreettistakin? Ilman muuta – gigatavukaupalla valokuvia ja videota! Roolipeli- ja animetapahtuman visuaalinen loisto on unelmaympäristö valokuvaajalle, ja tapahtuman puheohjelma on mielenkiintoista videoitavaa. Valitettavasti hienoinkin video- ja valokuvamateriaali on arvotonta, jos kukaan ei näe sitä.

Taltiointivastaavana vastaat Traconin video- ja valokuvauksesta sekä video- ja valokuvamateriaalin käsittelystä. Apunasi tässä toimivat video- ja valokuvaajat, jotka rekrytoit hyvissä ajoin ennen tapahtumaa. Tapahtumassa johdat valo- ja videokuvaajien toimintaa ja tapahtuman jälkeen valvot, että valokuvaajat toimittavat kuvansa Anikin kuva-arkistoon, että videoille löytyy käsittelijät ja että videot löytävät tiensä YouTubeen.

Taltioinnin suurin vihollinen on vuodesta toiseen ollut aika: Miten saada mahdollisimman paljon laadukasta materiaalia osallistujien käsiin jo tapahtuman aikana tai heti kohta tapahtuman jälkeen, kun tapahtuma on vielä tuoreessa muistissa? Jos sinulla on ideoita siihen, miten video- ja valokuvamateriaalin vasteaikoja voisi lyhentää, olet selkeästi etsimämme henkilö!

Oletko asiakaspalveluhenkinen, organisointikykyinen ja tarkka? Tracon tarvitsee juuri sinun kaltaistasi lipunmyyntivastaavaa!

Traconin lippuja myydään ennakkoon verkkokaupassa, Traconin esittelypöydillä muissa tapahtumissa sekä yhteistyökumppanien liikkeissä. Lisäksi niitä myydään tapahtuman aikana ovelta.

Lipunmyyntivastaavana vastaat ennen tapahtumaa ennakko- ja ovillipunmyynnin järjestelyjen suunnittelusta, lipunmyynnin etenemisen seurannasta, verkkokaupan valvonnasta, lipputilausten postitusten koordinoinnista sekä asiakaspalvelusta sähköpostitse ja puhelimen välityksellä. Tapahtumassa johdat ovilipunmyyntiä.

Apunasi toimivat lipunmyynnin postittajat, eli yksin ei kahta tuhatta lippukuorta tarvitse väkästellä.

Armeija marssii vatsallaan, ja niin tekee myös coni! Ravitsemusvastaava huolehtii green roomin varustuksesta ja työvoiman muonituksesta tapahtuman aikana, ja tehtävään voidaan yhdistää myös jatkosaunan, kaatajaisten ja muiden tilaisuuksien tarjoilujen järjestämistä.

Haluaisitko tehdä ennen syyskuuta 2012 Traconin eteen jotain, muttet vielä tiedä mitä tai tiedät, mutta sitä ei lue yllä?

Ei hätää! Traconilla on aina käyttöä osaaville käsille. Ota yhteyttä ja kerro, mitä osaat ja mitä haluaisit tehdä Tracon 7:n eteen!